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CallRegister è il software per la registrazione di chiamate dai condòmini e verso i fornitori;
Questo manuale dà la possibilità di capire il funzionamento di ogni singola parte.
Prima di procedere alla lettura di questa guida approfonditati consigliamo di leggere quella base,
selezionabile dal menù di sinistra cliccando su "Manuale d'uso".
Login Torna al menù
Al programma si accede previa autorizzazione con user e password ed è previsto l'utilizzo
in rete del programma da parte di più utenti contemporaneamente.
Si può visualizzare anche le pagine in modalità schermo pieno cliccando
sulla lente di ingrandimento che compare sulla schermata di login.
Se si intende utilizzare il programma in ambiente multi-utente è consigliato
creare più user in modo così che il programma registri automaticamente l'utente che ha
proceduto nella registrazione delle chiamate.
Prima di cominciare: il significato di ogni icona Torna al menù
Per capire il funzionamento del programma è necessario capire il funzionamento di ogni
singola icona: ciò comunque è sempre visualizzabile posizionando il mouse ad di
sopra di ciascuna icona.
 Zoom in: allarga la finestra del browser e consente la visualizzazione a tutto schermo.
Icone di gestione generale
 Indietro: Torna alla pagina precedente, se ne consiglia fortemente l'uso al posto del tasto indietro del browser.
 Aggiungi: aggiunge un record in tabella.
 Elimina: cancella quel dato record. Per condomìni/fornitori cancella ogni chiamata registrata.
Altre icone
 Statistiche: è in uso per la gestione db condominio e serve per mostrare le statistiche generali o quelle del condominio associato.
 Sopralluoghi: dalla gestione db condominio serve per mostrare/gestire i sopralluoghi effettuati del condominio associato.
   E-mail,Stampa Fax,Invio SMS: sono i tipi di icone associate alla gestione della segnalazione della chiamata al fornitore. L'icona della Stampa Fax è utilizzata anche col significato di "stampa pagina".
 Collega: porta alla schermata per il collegamento della chiamata.
 Commenta: dall'elenco interveti per fornitore permette di commentare l'intervento associato.
  Dettaglio intervento fornitore: entrambe le icone mostrano il dettaglio dell'intervento del fornitore ma quella verde significa che il collegamento è ancora da effettuare mentre la seconda indica il contrario. Vedi anche la gestione del collegamento delle chiamate per approfondimento.
Registrazione chiamate da condòmino Torna al menù
Per la registrazione delle chiamate si clicca sulla voce di interesse del menù laterale
e si segue le indicazioni richieste; è prevista la modalità
di inserimento nuovo condòmino anche da nuovo condomìnio, ed è facoltativo selezionare
il fornitore da contattare.
Dopo aver registrato la chiamata è possibile procedere subito al collegamento con la chiamata
al fornitore; questa operazione è effettuabile anche in un secondo tempo e puoi consultare la parte
di gestione database per approfondimenti in merito.
Durante il processo di registrazione chiamata i dati appaiono sprotetti, così da poter
effettuare variazioni anche mentre si registrano le chiamate.
Registrazione chiamate verso fornitore Torna al menù
Anche per la registrazione di chiamate verso fornitori è prevista la registrazione di nuovi
collaboratori ed anche in questo caso i dati (e-mail, telefono) appaiono sprotetti, così da poter
effettuare variazioni anche mentre si registrano le chiamate.
Una nota di merito riguarda il processo di segnalazione intervento al fornitore, il quale prevede,
dopo la registrazione della chiamata, l'opportunità di inviare con un solo e semplice click
un fax (si genera in automatico la pagina da stampare), una e-mail oppure anche un sms!
Per quest'ultima modalità CallRegister genera una e-mail preconfigurata verso il servizio
mkt, che provvederà ad inoltrare il messaggio. Per dettagli su questo punto clicca
qui.
Gestione database condominio Torna al menù
Cliccando su questa voce del menù laterale si presenta l'elenco dei condomìni immessi,
più i due link in alto. Cliccando su "Statistiche dei condomini" si ha una statistica
delle chiamate registrate da ogni condominio e dei sopralluoghi effettuati in ognuno.
Questo strumento è molto utile per capire quanto tempo occupa la gestione di ogni
singolo condominio e la statistica è effettuabile a partire da una data a scelta
tra quelle proposte in alto a destra alla pagina delle statistiche.
L'altro link invece, come suggerisce il nome, porta su una maschera che dà l'opportunità di inserire un nuovo condomìnio.
Nella figura sotto è mostrato un elemento di esempio della lista condomìni.
Il nome "via Costantini" è cliccabile e porta all'elenco delle persone ivi residenti, così come
la prima iconda da sx. La seconda permette la modifica dei dati, la terza la cancellazione,
la quarta le statistiche delle chiamate ricevute da quel condomìnio per ogni persona e l'ultima
serve per visualizzare i sopralluoghi di quel condominio ed eventualmente immetterne di nuovi.
L'elenco delle persone per condomìnio, come detto, è visualizzabile cliccando sopra ogni condomìnio
e contiene un sottoinsieme delle icone già visto per l'elenco condomìni.
A questo punto è possibile modificare i dati di ogni persona, immetterne di nuove, cancellarne oppure
selezionarne una per avere l'elenco completo delle chiamate ricevute da quella persona.
Questo ulteriore elenco, detto elenco motivazioni per persona, dà la possibilità di cancellare
motivazioni oppure vederle in dettaglio e da qui provvedere al collegamento. Per approfondimenti
sulla modalità del collegamento chiamate
clicca qui.
Riepilogando si ha per la gestione database condomìnio una struttura ad albero, che permette
di scegliere un condomìnio, poi scegliere una persona ed infine scegliere una motivazione.
Gestione database fornitore Torna al menù
Cliccando su questa voce del menù laterale si presenta l'elenco dei condomìni immessi,
più i due link in alto. "Imposta ricerca" sarà analizzato
nell'apposita parte
mentre "Nuovo fornitore" permette di accedere ad una maschera per la registrazione
di un nuovo fornitore.
Nella figura sottostante è mostrato un elemento di esempio della lista fornitori comprensivo di
intestazione.
Con un semplice click sul nome della ditta oppure sulla prima icona da sx si accede alla lista
degli interventi registrati per quella ditta, altrimenti le altre icone permettono di modificare
i dati del fornitore oppure cancellarlo insieme a tutti gli interventi effettuati.
CallRegister permette una gestione molto avanzata delle chiamate ai fornitori:
come detto, selezionando un certo fornitore si presenta una mappa di questo tipo:
vediamo il disegno qua sotto per capirne meglio il funzionamento.
Si noti innanzi tutto i colori: rosso->intervento da effettuare, verde già effettuato.
Analizziamo nel dettaglio le icone, da sx verso dx:
- Le icone nella parte "Motivazione e Gestione" indicano il tipo di segnalazione effettuata al fornitore: nell'esempio, il primo intervento è stato segnalato tramite fax ed SMS, il secondo via e-mail. La segnalazione è effettuabile sia subito dopo la registrazione della chiamata sia in un secondo tempo.
- La graffetta: serve per segnalare l'intervento come effettuato.
- La penna: registra/modifica l'eventuale commento all'intervento.
- Quadratino verde/checkbox rossa: entrambi mostrano il dettaglio della chiamata e se verde indica che è da collegare, rosso già collegato alle chiamate dei
condòmini. Dal dettaglio è possibile modificare i dati della chiamata (anche quelli del condòmino se esiste collegamento) ed effettuare la gestione (invio fax, SMS, e-mail).
- Croce rossa: eliminazione permanente chiamata.
Collegamento chiamate condòmini-fornitori Torna al menù
Per effettuare il collegamento bisogna giungere per prima cosa alla schermata del dettaglio chiamata
condòmino: per fare ciò cliccare sulla scritta "Collega chiamata precedente" che appare dopo
la registrazione della chimata del condòmino oppure dal menù gestione db condominio, selezionando
prima il condomìnio, poi la persona ed infine la chiamata di interesse.
A questo punto si presenta il dettaglio chiamata mostrato nel disegno sopra e dalla parte in basso, relativa al collegamento,
si può optare per 2 vie: collegamento ad una chiamata da registrare, sia di fornitore nuovo o già esistente, oppure ad una chiamata già registrata.
Per il primo caso si procede come una normale registrazione dal menù "Registra chiamata fornitore", mentre
nel secondo caso si viene indirizzati alla schermata di lista interventi del fornitore selezionato, con una sola icona
associata ad ogni intervento e ciò è visibile nella figura sottostante.
Nell'esempio gli elementi della lista appaiono di colore rosso, il che denota che gli interventi non sono
ancora segnati come effettuati. Inoltre le due differenti icone indicano per il quadratino verde che la chiamata
non è ancora stata collegata e quindi cliccando su quel quadratino si rende effettivo il collegamento
tra la chiamata di origine e quella chiamata. Si noti che durante questa operazione è effettuato il controllo
sulla compatibilità tra i due condomini, quello della persona dal quale è partito il collegamento della chiamata e
quello segnalato nell'intervento fornitore. L'icona con check-box rossa indica invece che è già stato effettuato il collegamento
e pertanto non è attuabile un secondo collegamento.
Ricerca chiamate verso fornitori Torna al menù
Cliccando su "Gestione db fornitori->Imposta ricerca"
si possono effettuare report secondo i criteri opportuni.
Qui sotto è riportata la maschera per l'interrogazione database.
Di immediata comprensione sono le voci "Ditta" e "Condominio", poi
"Stato intervento" (effettuato/da effettuare). "Gestione da effettuare" indica invece
il tipo di richiesta da inoltrare al fornitore, che può essere totalmente da gestire,
cioè che non è stato segnalato l'intervento in nessun modo, poi da segnalare
tramite e-mail o fax oppure sms.
L'opzione "A partire da" serve per limitare la ricerca alle chiamate dell'ultimo anno
o ultimo mese; da notare infine il campo relativo all'ordinamento, che di default è settato su
data ma permette anche l'ordinamento per codice fornitore, condominio, interventi effettuati
e da effettuare.
L'elenco risultante potrà poi anche essere stampato e nella stampa compariranno gli eventuali
commenti inseriti.
Stampa chiamate / ricerca chiamate condòmini da collegare Torna al menù
La modalità di ricerca e stampa per le chiamate dei condòmini, oltre alla consultazione del database condomìni,
sono date dalla funzione stampa chiamate.
Cliccando su questa voce dal menù di sx si ottiene una maschera per il filtraggio delle chiamate
a partire da una data impostabile e/o per condominio.
Inoltre,è possibile elencare le chiamate che si erano registrate pensando di
collegarle a quelle del fornitore ma il cui collegamento non è ancora stato effettuato:
tale elenco è visualizzabile da "Gestione db fornitori->imposta ricerca->chiamate condomini da gestire" e sarà
poi possibile procedere al collegamento cliccando sulla relativa icona.
Impostazioni Torna al menù
In elenco verranno analizzate tutte le opzioni gestibili dal menù "Impostazioni".
Gestisci user/password: crea/modifica/cancella le utenze per collegarsi al programma, gestibile come gli altri elementi delle liste presenti nel programma.
In ambiente multiutente si consiglia l'uso di un'utenza personale per ognuno in modo da poter sempre consultare
chi ha realmente registrato le chiamate.
Gestisci campi di default: la località ed il prefisso di default serviranno per velocizzare
tutte le operazioni di registrazione in quanto ritroverai tali campi già precompilati; il proprio fax
serve invece per l'invio dei fax ai fornitori in modo che questo appaia poi nelle stampe.
Seleziona anni delle chiamate: è il filtro su tutte le chiamate/sopralluoghi gestiti dal programma.
All'acquisto tale opzioni sono settate su "a partire dall'anno specificato" con anno specificato pari all'anno corrente e
ciò fa in modo che si possa vedere sempre tutte le chiamate registrate. All'inizio del nuovo anno sarà poi possibile cambiare l'anno di partenza
in modo che le chiamate fino a quel momento gestite e divenute obsolete possano essere non più visualizzate e quindi non costituire più elemento di intralcio.
Se poi ad esempio si volesse vedere dal programma solo le chiamate dell'anno precedente basta selezionarlo su "anno specificato" e tipo di visualizzazione
"Solo l'anno specificato"
Backup:
- Imposta backup automatico: imposta la directory su cui effettuare il backup dei dati, i quali verranno salvati in un archivio rar. Ne effettua uno immediato e poi ad ogni login/logout del programma con l'unico vincolo che la cartella di salvataggio deve appartenere al PC su cui è installato Easyphp.
- Esegui backup manuale adesso: esegue backup da salvare poi in una qualunque cartella a piacere appartenente all'intera rete disponibile.
- Ripristina dati: spiega in dettaglio come procedere nel ripristino di un database perduto. L'operazione non può essere automatica in quanto necessita l'arresto del webserver di Easyphp.
- Mostra impostazioni attuali: mostra se esiste una cartella di salvataggio automatica del database.
- Elimina backup automatico: è visibile solo se si è settato il salvataggio automatico dei dati e rimuove le impostazioni di backup in vigore.
Importa database:
CallRegister permette di importare database già esistenti e per questa operazione si utilizzano dei fogli
excel: esiste un foglio per il database
condomìni, uno per i fornitori ed no per le persone.
Questi fogli vengono gestiti da excel ma si salvano in formato csv (comma separated value) e
per fare questo nella pratica basta utilizzare i file forniti e poi salvarli nel formato in cui già si trovano, confermando
il salvataggio quando si verrà avvertiti che sono presenti alcuni caratteri non validi.
E' importantissimo utilizzare i fogli già forniti attenendosi a riempirli nella maniera indicata.
I campi obbligatori sono rispettivamente il nome condominio, il nome ditta fornitore ed il cognome/rag.sociale
del foglio persone, pena la non immissione del record in database; inoltre, sempre nel foglio persone,
il nome del condominio specificato deve essere già presente in archivio, altrimenti anche in questo caso
il record sarà scartato. E' per questo motivo che se non esistono condomìni immessi non si ha la possibilità
di immettere persone in archivio.
Help stampa:
In questa sezione si danno le specifiche al fine di disabilitare le scritte che ogni browser
inserisce nelle stampe (es indirizzo della pagina, data, etc...) e come riuscire a gestire
i bordi per fare in modo che le stampe rientrino interamente nella pagina.
Info:
Informazioni sulla copia personale e sul produttore.
Nota servizio SMS Torna al menù
CallRegister gestisce le segnalazioni delle chiamate ai fornitori anche attraverso
l'invio degli SMS: per fare questo il programma si avvale del servizio
mkt
e genera una e-mail automatica verso tale servizio contenente tutti i dati
necessari per l'invio del messaggio.
MKT offre vari tipi di messaggi e servizi annessi con diversi costi. E' previsto un periodo iniziale gratuito.
Si rimanda al sito di http://www.mkt.it/ per ogni altro tipo di dettaglio.
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